ระบบการคัดเลือกชิ้นงานและการจัดเก็บชิ้นงาน แฟ้มสะสมนั้นเป็นสิ่งสําคัญที่จะส่งผลให้ Portfolio เป็นเครื่องมือในการประเมินได้ตรงตามจุดมุ่งหมาย ในแฟ้มสะสมงานอาจประกอบด้วยผลงานการวาด การระบายสี ภาพถ่ายผลงานการต่อตัวต่อ หรือการสร้างบล็อกของเด็ก ภาพถ่ายหรือการถ่ายวิดีทัศน์ที่เด็กปีนป้ายเครื่องเล่นสนาม การจดบันทึกหรือการถ่ายวิดีทัศน์ที่เด็กโยนหรือรับลูกบอล จํานวนหนังสือที่เด็กอ่านหรือที่เด็กฟังครูอ่าน เรื่องราวหรือนิทานที่เด็กแต่งเองหรือเขียนตามคําบอก ตัวอย่างของกิจกรรมที่เด็กจําแนกสิ่งของ และบันทึกความเจริญงอกงามของทักษะทางสังคมของเด็ก การบันทึกจากการสังเกตโดยครู ประกอบชิ้นงานบางชิ้นจะสะท้อนถึงความเป็นมาของชิ้นงานที่ชัดเจนขึ้น เช่น เด็กได้ทํางานในงานเขียนชิ้นนั้นเป็นเวลา 4 วัน แต่ไม่เต็มใจที่จะทําการเปลี่ยนแปลงใดๆ หลังจากที่พูดคุยกับครู การบันทึกประกอบชิ้นงานจากครูเป็นข้อมูลที่ทําให้ภาพของชิ้นงานมีความชัดเจนขึ้น ขณะเดียวกันก็สะท้อนถึงประสิทธิภาพของครูต่อบทบาทของการเป็นครูในยุคปัจจุบันที่มุ่งจะดึงศักยภาพของตัวผู้เรียนอย่างสูงสุด ที่ผู้เรียนเป็นศูนย์กลางแห่งการเรียนรู้

          ระบบการจัดเก็บใน Portfolio ครูอาจแบ่งส่วนการเก็บประเภทของชิ้นงานเป็นประเภทต่างๆ เช่น พัฒนาการปฏิสัมพันธ์ทางสังคม ภาษาและวรรณกรรม คณิตศาสตร์ วิทยาศาสตร์ สังคมศึกษา ศิลปะและดนตรี และพัฒนาการทางด้านร่างกาย เป็นต้น หรือการจัดกลุ่มชิ้นงานเป็นประเภทตามการริเริ่ม เช่น กิจกรรมหรือชิ้นงานที่แสดงการตัดสินใจเลือกด้วยตนเอง การริเริ่มการเล่นที่ซับซ้อน การนําเสนอที่สร้างสรรค์ เช่น การสร้าง การประดิษฐ์ การเล่นบทบาทสมมติ ความสัมพันธ์ทางสังคม เช่น ความสัมพันธ์กับผู้ใหญ่การอยู่ร่วมกับเพื่อนดนตรีและการเคลื่อนไหว เช่น เคลื่อนไหวอย่างมีความสัมพันธ์กันของร่างกาย เคลื่อนไหวตัวไปตามจังหวะ ภาษาและวรรณกรรม แสดงความสนใจในการอ่าน เริ่มต้นการอ่านและการเขียน ตรรกและคณิตศาสตร์ การจัดกลุ่ม การจัดประเภท การนับสิ่งของ บอกลําดับของเหตุการณ์

          ระบบการจัดเก็บและการดําเนินการเก็บผลงานเด็ก ตลอดจนเกณฑ์ในการประเมินชิ้นงานของเด็กแต่ละชิ้นมีความยืดหยุ่นและหลากหลายวิธี แล้วแต่ธรรมชาติของครูและเด็กในชั้นเรียน ตลอดจนบริบทของการจัดการเรียนการสอน สิ่งแวดล้อมของชั้นเรียน ฯลฯ สิ่งสําคัญในการจัดการ คือต้องมีการตั้งเป้าหมายให้ชัดเจน และดําเนินการให้ตอบสนองต่อเป้าหมายที่ตั้งไว้ในการประเมินผล